打电话通常是客户对公司的第一印象，因此员工必须以恰当的问候语进行回答，传达积极的态度并知道如何回答常见问题，这一点非常重要。商务电话系统可以像单一输入线路或复杂的多线设置一样简单。员工应该知道电话的工作方式，包括如何转接电话，将呼叫者置于保持状态，检查语音邮件以及在线路之间切换。管理层可规定谁应该接受某些电话的程序，用于响应电话请求的时间表以及在典型工作日期间遇到的其他情况。